KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów) to uproszczona ewidencja podatkowa dla JDG i spółek osobowych opodatkowanych na skali podatkowej lub podatku liniowym. Rejestruje przychody i koszty uzyskania przychodu — na jej podstawie oblicza się dochód jako podstawę podatku PIT. Wzór KPiR i zasady prowadzenia: podatki.gov.pl.

Co to jest KPiR i kto musi ją prowadzić?

KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów) to uproszczona ewidencja dla przedsiębiorców na skali lub podatku liniowym, rejestrująca przychody i koszty — podstawa do obliczenia PIT.

Kto musi prowadzić KPiR

  • JDG opodatkowana na skali podatkowej lub podatku liniowym
  • Spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych (wspólnicy na PIT)

Kto nie prowadzi KPiR

  • Ryczałtowcy — prowadzą ewidencję przychodów
  • Spółki z o.o., SA — prowadzą pełną księgowość
  • JDG powyżej limitu przychodów — obowiązkowa pełna księgowość

Więcej o wyborze formy ewidencji: KPiR vs ryczałt vs pełna księgowość — porównanie.

Kolumny KPiR — co wpisuje się w każdej

Opis 17 kolumn KPiR. Najważniejsze dla przedsiębiorcy usługowego: kol. 7 (przychody) i kol. 13 (pozostałe wydatki).
Kol. Nazwa Co wpisywać
1 Lp. Numer porządkowy wpisu
2 Data zdarzenia Data przychodu lub kosztu
3 Nr dowodu Numer faktury / rachunku / dokumentu
4 Kontrahent — nazwa Imię, nazwisko lub nazwa firmy
5 Kontrahent — adres Adres kontrahenta
6 Opis zdarzenia Krótki opis transakcji
7 Przychody ze sprzedaży Główna kolumna przychodów — faktury sprzedaży
8 Pozostałe przychody Inne przychody (zwroty, dotacje, odszkodowania)
9 Razem przychód Suma kol. 7+8
10 Zakup towarów i materiałów Towary do odsprzedaży, materiały produkcyjne
11 Koszty uboczne zakupu Transport, ubezpieczenie towarów
12 Wynagrodzenia Wynagrodzenia pracowników (gotówka i natura)
13 Pozostałe wydatki Wynajem, usługi obce, telefon, internet, sprzęt, biuro
14 Razem wydatki Suma kol. 10+11+12+13
15 Uwagi Dodatkowe informacje
16 Koszty B+R Koszty działalności badawczo-rozwojowej (ulga B+R)
17 Rezerwa Kolumna urzędowa — zazwyczaj pusta

Co można wpisać do kosztów w KPiR?

Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania źródła przychodów — udokumentowany fakturą, rachunkiem lub innym dowodem.

✅ Typowe koszty w KPiR

  • Zakup towarów handlowych i materiałów (kol. 10)
  • Wynajem biura lub lokalu (kol. 13)
  • Usługi zewnętrzne: podwykonawcy, biuro rachunkowe, prawnik (kol. 13)
  • Sprzęt komputerowy i elektronika — do limitu jednorazowo lub amortyzacja
  • Paliwo i koszty pojazdu (ewidencja przebiegu lub ryczałt 20%/75%)
  • Telefon, internet (część firmowa)
  • Składki ZUS społeczne przedsiębiorcy
  • Szkolenia i literatura branżowa
  • Google Ads, Facebook Ads — import usług (kol. 13)

❌ Czego nie można wpisać do kosztów

  • Składki zdrowotnej (zasady szczegółowe — weryfikuj na podatki.gov.pl)
  • Wydatków prywatnych
  • Kar i grzywien orzeczonych przez sąd lub organ
  • Kosztów reprezentacji w szerokim rozumieniu

Prowadzić KPiR samodzielnie czy przez biuro?

💻 Samodzielnie

  • Możliwe przy użyciu Wfirma, Fakturownia, arkusz kalkulacyjny
  • Niższy koszt przy prostej, jednorodnej działalności
  • Wymaga znajomości przepisów i śledzenia zmian
  • Ryzyko błędów w kwalifikacji kosztów i terminach

🏢 Biuro rachunkowe

  • Biuro przejmuje ewidencję, zaliczki, JPK, ZUS
  • Proaktywne informowanie o terminach i zmianach przepisów
  • Pewność poprawności — odpowiedzialność biura
  • Koszt zależy od liczby dokumentów — sprawdź cennik

Najczęstsze błędy w KPiR

  1. Wpis bez dokumentu: każdy koszt musi mieć potwierdzenie (faktura, rachunek, dowód wewnętrzny). Brak dokumentu = brak kosztu przy kontroli skarbowej.
  2. Błędna data wpisu: przychód wpisuje się w dacie uzyskania (wystawienia faktury); koszt — w dacie poniesienia. Błędna data może przesunąć zaliczkę na inny miesiąc.
  3. Nieujmowanie zaliczek od klientów: zaliczka otrzymana od klienta jest przychodem w momencie wpływu — nie w momencie wykonania usługi (metoda kasowa).
  4. Koszty prywatne w KPiR: wydatek prywatny wpisany jako firmowy — zakwestionowany przez US przy kontroli.
  5. Brak remanentu: na koniec i na początku roku wymagany spis z natury towarów i materiałów — pomijany szczególnie przy działalności handlowej.

FAQ — KPiR

Czy KPiR trzeba prowadzić papierowo?

Można prowadzić elektronicznie przy użyciu programu spełniającego wymogi rozporządzenia Ministra Finansów. Biura rachunkowe prowadzą KPiR w systemach elektronicznych. Wydruk papierowy nie jest obowiązkowy przy e-KPiR — ale US może zażądać wydruku lub pliku JPK_KPiR przy kontroli.

Kiedy składa się zaliczki na podatek dochodowy przy KPiR?

Zaliczki miesięczne: do 20. dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni. Zaliczki kwartalne (dla małych podatników): do 20. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Wyboru formy dokonuje się na początku roku. Aktualny termin: podatki.gov.pl.

Czy prowadząc KPiR muszę składać JPK?

Czynni podatnicy VAT na KPiR składają JPK_V7 (miesięcznie lub kwartalnie). Zwolnieni z VAT nie składają JPK_V7. Urząd skarbowy może zażądać pliku JPK_KPiR przy kontroli podatkowej — niezależnie od statusu VAT.

Jak długo przechowywać KPiR i dokumenty?

Przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Biuro rachunkowe przechowuje kopie dokumentów ewidencyjnych; oryginały faktur przechowuje klient we własnym archiwum.

Czy można samodzielnie zmienić sposób prowadzenia KPiR w trakcie roku?

Zmiana z prowadzenia samodzielnego na biuro rachunkowe jest możliwa w każdym momencie roku — biuro przejmuje ewidencję od wskazanego miesiąca i uzgadnia salda z dokumentacją za poprzednie miesiące. Eventum obsługuje przejęcia klientów z zewnątrz w ramach standardowego procesu wdrożenia.

Eventum prowadzi KPiR zdalnie dla JDG i spółek z całej Polski: KPiR i ryczałt — zakres obsługi | cennik.